DN nên lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan

Bạn đọc đặt câu hỏi: Công ty tôi đang làm việc là DN nước ngoài có liên quan đến XNK. Về NK, khi lưu trữ hồ sơ tại phòng XNK, thì bao gồm những chứng từ gì? có bắt buộc phải là chứng từ gốc hay không? Nếu mua hàng theo giá CIF, khi hải quan kiểm tra, có yêu cầu xuất trình hồ sơ bảo hiểm hay không? Vậy khi thiếu những chứng từ gì thì sẽ bị xử phạt hành chính hoặc thông tư nào quy định rõ về lưu trữ hồ sơ sau thông quan và các vấn đề xử phạt hành chính? 

Trả lời về vấn đề này, theo Cục Hải quan Bắc Ninh, căn cứ Khoản 5 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 của Bộ Tài chính quy định: “5. Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định tại Khoản 2 Điều này, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa XNK trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa XK, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm XK. Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử” 

Theo đó, tuy không có quy định cụ thể về việc DN phải lưu trữ chứng từ bảo hiểm trong trường hợp mua hàng theo giá CIF nhưng chứng từ bảo hiểm là một trong những chứng từ liên quan đến hàng hóa XNK do vậy DN nên lưu trữ để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan của cơ quan Hải quan (nếu có).

Về chế tài xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về việc lưu trữ hồ sơ: Tại Khoản 7 Điều 1 Nghị định số 45/2016/NĐ-CP ngày 26/05/2016 sửa đổi, bổ sung Điều 10 của Nghị định số 127/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan quy định: “Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:... Vi phạm các quy định về lập, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, sổ sách...”.